chiunque passasse per l’ufficio marketing e comunicazione di Pianca in via dei Cappellari a Gaiarine si troverebbe di fronte stanze tappezzate di cose del genere:
Non bisogna pensare che sia un’improvvisa riscoperta del fluo anni ’80, una performance artistica o che siamo diventati una sede succursale di 3M
E’ un metodo semplice ed intuitivo, di mettere nero su “bianco” quello che facciamo.
Tutto ció a cui ci si dedica ha un suo svolgimento temporale: nasce da un’esigenza, prende forma sotto forma di idea, si sviluppa in una serie di attività organizzate ed orientate al raggiungimento di uno scopo e, se tutto va come dovrebbe, si chiude con il raggiungimento dello stesso.
Ogni cosa è considerabile, in una parola, come un progetto; estremizzando, ogni cosa potrebbe essere letta tramite questa interpretazione, da un programma aerospaziale al semplice ordinario fare la spesa.
Ovviamente, dato che l’obiettivo é la semplificazione, l’opportunità di adottare un metodo simile, va rapportata al grado di complessità a cui ci si trova innanzi.
Non di rado in azienda, se questa è attiva e contraddistinta per una certa vastità di gamma, si può vedere aumentare la complessità dei processi produttivi, moltiplicare persone ed attività, mentre tempi e costi devono sempre tendere a ridursi.
Serve dunque avere uno sguardo d’insieme, lucido ed aggiornato, sulla situazione. E mai parola può essere più azzeccata di “sguardo”, perché l’aspetto visivo é fondamentale per fissarsi nella mente, per memorizzare e capire al volo se tutto stia procedendo per il verso giusto.
Non importa che il progetto sia la creazione di un catalogo, la progettazione di una sedia, una procedura di Customer Service, l’introduzione di nuove finiture, etc..
Tutto può essere scomposto in attività, assegnate per competenza e organizzabili nel tempo.
Il primo segreto è renderlo una sorta di gioco.
Ed ogni gioco che si rispetti ha il suo piano: in orizzontale sono diposte ed ordinate le settimane dell’anno (ma per progetti strategici di breve durata possono essere anche i giorni delle settimane)
mentre le righe sono i progetti, gli ambiti, i contenitori…
Le “pedine” delle singole attività si vanno a disporre all’interno di questo tabellone, riempiendolo, a ritroso nel tempo: si prende la data (in genere si ragiona in termini di settimana) entro la quale un progetto deve chiudersi tassativamente ed In quel punto si fissa la “milestone”, che, come evoca il nome, dovrebbe essere fissa ed inamovibile
di qui andando all’indietro nel tempo, si organizzano e scadenzano, settimana su settimana, tutte le fasi che concorrono all’obiettivo; ognuna di esse viene nominata con poche parole che la descrivono e viene assegnata ad un responsabile del suo compimento, facendo attenzione agli ambiti di competenza e ai carichi di lavoro dei singoli.
Il secondo obiettivo è la coesione della squadra; questa deve essere sempre aggiornata ed informata riguardo ai progetti. Come poter fare questo?
Una volta a settimana viene indetta dal team manager una riunione di avanzamento
La riunione dovrà svolgersi nel più breve tempo possibile, durante la quale le “pedine” verranno mosse, o, al contrario, dovranno muoversi il meno possibile; se le attività, infatti, sono state portate a termine nel tempo prestabilito, vengono barrate e lasciate al loro posto
se, al contrario, non sono state ultimate, verranno spostate lasciando sul tabellone traccia dello spostamento e del motivo del ritardato compimento.
Il tabellone rimane sempre disponibile per consultazione e disposto ben visibile a tutti coloro che vogliano ricordare le proprie tasks nel tempo che intercorre tra una settimana e l’altra.
Il terzo obiettivo, vien da sè, è la responsabilizzazione del singolo di fronte al collettivo; l’adempiere ai propri compiti può influire, intrecciandosi, con quelli assegnati ad altri membri del team, negligenze e puntualità nel proprio lavoro possono ricadere sugli altri; questo emerge chiaramente nel momento in cui, durante la riunione, viene chiesto di rendere conto del compimento delle proprie mansioni e, nel caso contrario, delle motivazioni dei ritardi.
Questo non per creare imbarazzi o mettere alla berlina i negligenti, quanto per far emergere una cattiva programmazione delle attività, i colli di bottiglia dove i progetti tendono a bloccarsi, fare una miglior stima delle tempistiche, portare a maggior cooperazione nel team e maggior indipendenza nelle proprie mansioni per tutti i partecipanti.
Che dire di più? Noi ne abbiamo trovato giovamento, provate anche voi
